IA y privacidad en el trabajo: qué puedes compartir y qué no

Usar la IA en el trabajo ahorra tiempo, pero cada vez que pegas un texto en un asistente estás enviando esa información a un servicio externo. Muchas filtraciones no vienen de ataques sofisticados, sino de personas con buena intención que pegan en un chat un contrato, una lista de clientes o un fragmento de código con claves dentro. Esta guía te da un criterio sencillo para decidir qué puedes compartir, cómo hacerlo de forma segura y qué normas poner en tu equipo.

Qué pasa con lo que escribes en un chat de IA

Depende de la herramienta, del tipo de cuenta y de tus ajustes. En términos generales, las conversaciones se procesan y almacenan en servidores del proveedor durante un tiempo. En algunas versiones para particulares, el proveedor puede usar las conversaciones para mejorar sus modelos salvo que lo desactives. Las versiones para empresas suelen ofrecer compromisos contractuales más estrictos. Como cambia con frecuencia, lee la política de privacidad y las condiciones en la web oficial de la herramienta que uses y consulta la política de tu empresa.

El semáforo de la información

Verde: puedes compartir

• Información pública: tu web, notas de prensa publicadas, documentación pública.
• Textos genéricos que escribes tú sin datos de terceros.
• Preguntas de conocimiento general.
• Datos inventados o de ejemplo para probar una fórmula o una plantilla.

Amarillo: solo anonimizado y con herramienta aprobada

• Correos o documentos de trabajo una vez eliminados nombres e identificadores.
• Descripciones de casos de clientes sin datos que permitan reconocerlos.
• Fragmentos de código sin claves, rutas internas ni datos reales.
• Cifras internas agregadas, si tu empresa lo permite.

Rojo: nunca

• Contraseñas, claves de API, tokens, códigos de verificación y frases semilla.
• Datos personales de clientes, pacientes, alumnos o empleados: nombres completos, DNI, teléfonos, direcciones, historiales, nóminas.
• Datos bancarios o de tarjetas.
• Documentos marcados como confidenciales, secretos comerciales o información bajo acuerdo de confidencialidad.
• Información de salud o de categorías especialmente protegidas.

Una contraseña o una clave que has pegado en un chat debes considerarla comprometida. Cámbiala cuanto antes y revisa si se ha usado. Para guardarlas bien, mira gestores de contraseñas y passkeys.

Cómo anonimizar en dos minutos

1. Sustituye nombres por roles: «Cliente A», «proveedor B», «empleada 1».
2. Elimina identificadores: DNI, teléfonos, correos, direcciones, números de expediente o de pedido.
3. Generaliza: «una empresa mediana del sector alimentario» en lugar de su nombre.
4. Redondea o cambia cifras si el importe exacto no es necesario para la tarea.
5. Quita lo que sobra: a menudo solo necesitas un párrafo, no el documento entero.

Consejo: Prompt para trabajar con texto anonimizado: «El siguiente texto está anonimizado: los nombres son marcadores como [Cliente A]. Mantén esos marcadores tal cual en tu respuesta, no inventes nombres ni datos nuevos y avísame si para la tarea necesitas algún dato que he eliminado». Después, sustituye tú los marcadores en tu documento.

Si trabajas a menudo con información sensible, valora usar una IA local en tu ordenador, donde los datos no salen de tu equipo.

Ajustes que conviene revisar

• Uso de conversaciones para entrenamiento: comprueba si está activado y si puedes desactivarlo.
• Historial: cuánto tiempo se guarda y cómo borrarlo.
• Conversaciones compartidas: algunos asistentes permiten crear enlaces públicos a un chat; revisa que no compartas uno con datos internos.
• Extensiones y conexiones: si el asistente tiene acceso a tu correo, tu calendario o tus archivos, revisa qué permisos le has dado.
• Seguridad de la cuenta: activa la autenticación en dos pasos. Tu historial de chats puede contener mucha información.

Normas para tu equipo

Si tienes un equipo, una página de normas evita la mayoría de problemas:

1. Lista de herramientas de IA aprobadas y para qué tipo de información.
2. El semáforo anterior, adaptado a vuestro sector.
3. Obligación de revisar todo lo generado antes de enviarlo a clientes.
4. Qué hacer si alguien comparte por error información en rojo: a quién avisar y qué cambiar.
5. Revisión periódica de las condiciones de las herramientas.

Si tu empresa trata datos personales, la normativa de protección de datos aplica también al uso de herramientas de IA. Consulta con tu responsable de privacidad o con un profesional cómo encaja cada herramienta.

Tres situaciones reales y cómo resolverlas

• Quieres mejorar un correo a un cliente: elimina su nombre, su empresa y cualquier dato de contacto, pide la mejora y vuelve a poner los datos en tu programa de correo.
• Necesitas analizar una hoja con ventas por cliente: crea una copia con los nombres sustituidos por códigos o pide ayuda solo con la estructura y las fórmulas usando datos inventados.
• Tienes que resumir un contrato confidencial: consulta si tu empresa tiene una herramienta aprobada para ello; si no, usa una IA local o haz el resumen a mano.

La privacidad no está reñida con la productividad: solo requiere un minuto de criterio antes de pegar. Si quieres aprender a usar la IA en el trabajo de forma segura y con método, la academia de Código Élite tiene la IA práctica como eje principal.